Bestyrelsesmøde nr. 25

Seniorbofællesskabet Hjorteparken

Bestyrelsesmøde nr. 25

Dato: 13. april 2021                                        Sted: Fælleshuset                                            kl.: 19:00

Referent: Erik

Afbud: Lars S.

________________________________________________________________________________

Referat:

1.  Godkendelse af dagsorden

• godkendt

2. Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde

• godkendt uden kommentarer

3. Orientering fra formand

• Nye navne i OK-fonden

Hos OK-Fonden har vi fået tilknyttet en ny projektleder, nu hvor Bjarne fratræder med udgangen af april måned. Det bliver Anders Münchenberg, som overtager projektlederrollen. Vi kender jo Anders, da han har været tilknyttet projektet som arkitekt tidligere.

OK-Bolig har ligeledes ansat en afdelingsleder ved navn Helle Hjorting Damberg.

• Status i projektet

Bjarne havde inviteret Anders, men han kunne desværre ikke komme.

Bjarne Ørum gav en status på projektet, hvor der stadig er flere udeståender med vores entreprenør.
Mange småting er blevet rettet, senest fugning i alle huse.
VVS og Kaj Larsen har rettet diverse fejl.
Lampe er blevet lavet på parkeringsarealet.
Flere skurdøre mangler stadig reparationer.
Vores hække, vores emhætter, Gregersminde stien, ødelagte veje under byggeriet (som påstås af OG) vil Skjøde ikke tage sig af. Dette har de meddelt via en 10-siders svarskrivelse til vores advokat.
Bjarne har møde med Skjøde torsdag den 15. april 2021, hvor alle mangler igen skal vendes.
OK-Fonden har møde med kommunen den 19. april, hvor de forsøger at finde en løsning på problemerne omkring Gregersmindestien.
Vores emhætter kører kun med halv kraft i forhold til de krav, der er stillet jf vores udbudsmateriale – dette skal også vendes med Skjøde.

Bjarne er, som altid, optimistisk og håber nu, at der endelig kan etableres en aftale med Skjøde, så vi kan få de sidste udfordringer bragt endeligt på plads.

4. Orientering fra bestyrelsesmedlemmer

• Beboerkassen

Der står pt kr. 32.838,25 på vores beboerkonto – et tilfredsstillende resultat. Der udsendes i maj måned nye opkrævninger til vores interesseliste, som pt indeholder mere end 100 interesserede.

• Budgetrapport 2021 1. kvartal

Bestyrelsen har ikke modtaget brugbart materiale for 1. kvartal 2021, så der kunne ikke gives en fyldestgørende rapportering til bestyrelsen på dette punkt – absolut ikke tilfredsstillende, da vi er presset på vores driftsbudget.

• Nyt om aktiviteter i Seniorbofællesskabet

Der er arbejdsweekend den 17. og 18. april 2021. Der er stort fremmøde igen, hvilket er meget tilfredsstillende.

5. Sager til behandling

• Ansøgning fra Udeudvalget i alt kr. 19.607 til gødning, siveslanger og koblinger samt hyndeboks til slanger, jord og singels, drænslange, planter, vandingsposer og 3 parasoller. Materialerne skal anvendes i arbejdsweekenden 17. og 18. april.

Ansøgningen er TILTRÅDT og der er bevilget i alt godt kr. 19.000 til diverse indkøb i forbindelse med arbejdsweekenden den 17. og 18. april 2021.

• Erik, nr. 4 og Per, nr. 38 har ansøgt om kr. 2.500,00 til etablering af afdækning ved terrassen ved Fælleshuset. Der bliver etableret en midlertidig afskærmning ned mod søen, således at terrassen ikke bliver ramt af vindtrykket fra vest. Ansøgningen er TILTRÅDT.
• Lars V., nr. 58 har ansøgt om at etablere en afskærmning mellem nr. 58 og nr. 56. Ansøgningen er accepteret af bestyrelsen og omkostninger dækkes af de involverede beboere.
• Afstemning til OG`s generalforsamling, der altid afholdes i maj måned. I år foreslås kontingentforhøjelse på 1000 kr. årligt pr. bolig til kommende asfaltarbejde. Hvordan forbereder vi os til OG`s generalforsamling, og hvilket mandat har Hjorteparkens repræsentant.

Bestyrelsen besluttede at anbefale vores repræsentant på OG’s generalforsamling (Lars S.), at stemme BLANK i forbindelse med det fremsatte forslag om en stigning på kontingentet på 50 % fra og med den 1. juli 2022. Stigningen vil påvirke vores driftsbudget, hvilket ikke er tilfredsstillende. Forslaget bliver formentligt vedtaget, da pengene skal anvendes til asfaltarbejder i de kommende år.

• Fraflytning og istandsættelse af boliger i Hjorteparken. Tilbud på malerudgifter.

Bestyrelsen har indhentet tilbud på malerarbejde og slibning af gulve ifm fraflytninger. Der er indhentet i alt 3 tilbud og vi har valgt at arbejde videre med et tilbud fra Malerfirmaet Staubo.

Tanken er, at der skal indgås en endelig aftale med Staubo, således at det bliver dem, der fremover kommer til at stå for istandsættelser ved fraflytning. Staubo kommer til at tage sig af malerarbejde og slibning af gulve, da de kan tilbyde begge ydelser.

• Administration af Hjorteparken. Tilbud og beskrivelse af ydelser.

Bestyrelsen – og i særdeleshed formandsskabet – har oplevet en stigende arbejdsbyrde igennem de seneste 6-8 måneder.

Det har specielt været sagen omkring vores fastsættelse af ejendomsskatten, som har trukket veksler på formandsskabet. Vi har brugt rigtig mange timer på at finde hoved og hale i denne komplicerede sag.

Vi har også i denne periode måtte konstatere, at vi ikke har kunne trække på vores administrator, som hurtigt meldte ud, at de ikke havde nogen kompetencer inden for området og derfor ikke kunne hjælpe os videre.

Efter mange måneders arbejde lykkedes det os at få genåbnet SKEMA C på byrådsmødet den 24. februar 2021. Der pågår nu et arbejde med at få hjemtaget nyt lån, som skal give os midler til at dække ejendomsskatten for byggeperioden frem til den 15. maj 2019. Dette arbejde står vores Administrator for og vi afventer situationen.

Formandsskabet har siden januar måned gentagne gange forsøgt at få et overblik over vores økonomiske situation. Vi er hårdt presset på vores driftsbudget, da vi mangler differencen mellem de budgetterede og de faktiske udgifter til Ejendomsskatten (budget, kr. 160.000 – faktiske udgifter kr. 428.00 – mangler kr. 268.000)

Vi har ligeledes forsøgt at få en opgørelsen fra vores Administrator, som kan vise os, om vi kommer ud med et overskud, som evt. kan anvendes i driften, eller bare et overblik over hvor vi står – dette kan tilsyneladende heller ikke lade sig gøre. Vi hører bare intet fra vores Administrator!

Ovenstående betyder nu, at Bestyrelsen er der, hvor en ny Administrator er løsningen, for at vi kan komme videre.

Vi har derfor taget kontakt til 2 virksomheder, som tilbyder administration af almene boliger. Dette har vi gjort, for at undersøge hvilke muligheder vi har for at få en Administrator, som kan/vil give os noget for pengene. Formandsskabet har afholdt møder med 2 virksomheder tirsdag den 13. april 2021 og der dannet sig et billede af, hvem vi ønsker at arbejde videre med.

Vi får klarlagt processen og kigger nu på kontraktoplæg m.m. Vi skal behandle den endelige kontrakt med den virksomhed, som vi vælger, på vores næste bestyrelsesmøde, der afholdes den 11. maj 2021. Her træffer bestyrelsen beslutning om, hvem vi vil indstille til FÆLLESMØDET som ny Administrator for Hjorteparken. Det er naturligvis FÆLLESMØDET, som træffer den endelige beslutning om at skifte Administrator. Vi indkalder til Fællesmøde (som bliver afholdt efter de gældende Corona-regler), således at der kan gennemføres en afstemning efter de gældende regler.

Ovenstående arbejdspres har dog også en betydning for bestyrelsen og den fremtidige sammensætning af bestyrelsen.

Lars S. overvejer i øjeblikket sin situation omkring sin formandspost i bestyrelsen. Lars S. er på valg i september 2021, men på grund af helbredsmæssige udfordringer er det usikkert, om han genopstiller – vi skal derfor overveje nye formandsemner, da vi kan stå med den udfordring til september.

Mette og Erik, nr. 14 har truffet en beslutning om, at de fraflytter bofællesskabet. Dette skyldes nye prioriteringer omkring arbejde m.m, men også de stigende huslejer i bofællesskabet. Der kan dog godt gå et år eller 1 ½, da der jo først skal findes en mindre lejebolig.

Erik stiller derfor sin post i bestyrelsen til rådighed, således at der til september 2021, evt. kan/skal vælges en ny næstformand/kasserer. Erik ønsker ikke, med den melding der kommer fra nr. 14, at stå i vejen for at der kan vælges en ny, selv om Erik ikke er på valg i år.

Disse ting gør det endnu mere nødvendigt at der findes en Administrator, som vi stoler på, og som vi kan være sikre på servicerer os efter et ydelseskatalog, og som vi kan overlade driften til, uden at vi skal have alle de spekulationer, som vi har haft i de sidste 6-8 måneder.

6. Eventuel.