Seniorbofællesskabet Hjorteparken
Bestyrelsesmøde nr. 26
Dato: 11. maj 2021 Sted: Fælleshuset kl.: 19:00
Referent: Erik
Afbud: ingen
_________________________________________________________________________________
Referat
- Godkendelse af dagsorden
godkendt
- Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde
godkendt
- Orientering fra formand
Fællesmøde (6 i alt) omkring Regnskab-2020
Der er afholdt Fællesmøder omkring vores Regnskab-2020. Alle husstande var repræsenteret. Der blev gennemført en undersøgelse om bestyrelsen skulle arbejde videre med et evt. skifte af administrator – 38 var for, 6 var i tvivl og 2 var imod
Møde med Don Krusager (DK), Furesø kommune
Bestyrelsen ønsker et møde med DK, bl.a. omkring fastsættelsen af vores Ejendomsskat. Lars forsøger at arrangere et møde i Fælleshuset.
Lars træder af som formand
Lars har besluttet sig for, at han ikke stiller op som formand ved næste valg i september 2021.
Erik fastholder ligeledes, at han stiller sit mandat til rådighed.
Fællesskabet skal derfor overveje hvem der kunne have lyst til at stille sig til rådighed for bestyrelsen og som ny Formand for bestyrelsen.
- Orientering fra bestyrelsesmedlemmer
Beboerkassen
Der står ca. Kr. 39.000 på vores Beboerkonto. 12 nye interessenter har meldt sig siden januar måned og så er der udsendt nye årsopkrævninger til hele listen. Heraf har 41 allerede betalt kr. 100,00 hver for endnu et år på interesselisten.
Erik foreslår indkøb af lagkage til vores Fællesmøde den 1. juni, da det er det første Fællesmøde siden juni måned 2020.
Bestyrelsen har bevilget penge til leje af pølsevogn og velkomstdrink til Sct. Hans festen
Budgetrapport 2021
Budgetrapporten viser ved udgangen af april måned et overskud på driften i størrelsesordenen kr. 560.000. Dette skyldes en overførsel på kr. 756.000, som vi afsatte til ejendomsskat i vores 2019 regnskab – disse penge er nu indtægtsført i vores drift for 2021.
Bestyrelsen vil nu finde ud af, hvordan disse penge kan/må anvendes i driften fremover. Vi kommer til at henlægge en stor del af dette overskud til fremtidige 20- og 30 års vedligeholdelsesplaner, mens resten evt. kan/skal anvendes til at minimere vores lejeforhøjelse i 2022.
Vi kan allerede på nuværende tidspunkt sige, at der ikke er lagt op til “forbrugsfest” siger kasseren.
Andet
Vedr. regnskab-2020 – tilbageføres kr. 14.400, som er blevet konteret som en udgift i vores regnskab-2020 på konto 111-3 “målerpasning og honorar forbrug”. OK-Fonden har ved en “fejl” trukket os disse penge for udarbejdelse af vand- og varmeregnskab for kalenderåret 2019. Denne ydelse betaler vi for via vores administrationshonorar til OK-Fonden. Pengene tilbageføres til vores almindelige driftsbudget for indeværende år.
Susanne spørger til hvordan det går med udbedring af fejl. OK-Fonden udarbejder en rapport om de aftaler, der er blevet lavet med vores entreprenør. Det drejer sig bl.a. om følgende: Gregersmindestien, skurdøre, emhætterne nye hække hist og her (vi vil gerne have det skriftligt).
Susanne vil gerne vide hvem bofællerne kan rette henvendelse til, når og hvis der sker noget med boligen? – bestyrelsen har behov for, at der bliver udarbejdet en liste med navne og tlf. nr. på hvem der skal kontaktes i hvert enkelt tilfælde. Bofællesskabet har brug for at Teknikgruppen træder sammen og får udarbejdet en sådan liste. Lars og Erik tager meget gerne et møde med gruppen, for at sætte gang i dette arbejde.
- Sager til behandling
Den Overordnede Grundejerforening (OG)
Jf. vores vedtægter § 7 stk. 3, forelægges årsregnskabet til godkendelse på et afdelingsmøde senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning.
OG afholder generalforsamling i maj måned.
Alle øvrige medlemsforeninger i OG afholder deres lokale generalforsamlinger, således at de har fået mandat til eventuelle afstemninger i OG`s generalforsamling i maj måned.
Det foreslås, at vores Afdelingsmøde, hvor vi skal godkende regnskabet, flyttes til primo april måned.
Det vil være vanskeligt for os at gennemføre et Afdelingsmødet i april måned for at godkende et regnskab fra tidligere år, da vores Administrator ikke kan få fremlagt et revisorgodkendt regnskab så tidligt på året.
Derfor kan vi ikke give vores repræsentant mandat til mulige afstemninger på OG`s generalforsamling i maj måned.
Bestyrelsen vil derfor foreslå Fællesmødet den 1. juni 2021, at det er bestyrelsen, der fremover beslutter hvad vores repræsentant skal stemme på OG`s generalforsamling?
Parkering på vores areal
Der er problemer med Haveforeningens medlemmer, som bliver ved med at parkere på vores areal.
Bestyrelsen har derfor besluttet at der skal købes et skilt med teksten PRIVAT PARKERING, for at holde uvedkommende ude af vores område. Skiltet skal opsættes sammen med skiltet som viser Blind Vej ved indkørslen til bofællesskabet.
Punkter til fællesmødet tirsdag den 1. juni 2021
- Afregning af vand og varme
- Bestyrelsen kan give vores repræsentant i OG´s bestyrelse mandat til at gennemføre afstemninger på OG´s GeneralforsamlingNy administrator
- Ny Administrator
Der er udsendt opfordring til alle bofæller om at komme med forslag til punkter til vores næste Fællesmøde – efter næsten 11 måneder uden Fællesmøder, må der være ting, som bofællerne ønsker at debattere på det kommen fællesmøde. HUSK at punkter skal være formanden i hænde SENEST 10 dage før Fællesmødet afholdes den 1. juni 2021.
- Evt.
Besøg hos Frødalen i Tåstrup
Lars og Erik har besøgt Frødalen, som vi bl.a. besøgte for flere år siden ifm vores projekt. De har også tidligere skiftet administrator fra OK-Fonden og fundet en privat administrator. Vi fik en rigtig god snak med dem omkring deres erfaringer med at skifte administrator. Frødalen er en Andelsforening, så de har hyret et advokatfirma som administrator, hvilket de er meget glade for. Advokatfirmaer ønsker dog ikke at administrere almennyttige boliger, så det er ikke en mulighed for os.
Vi udvekslede erfaringer med formand og næstformand/kasserer fra Frødalen, som begge var rystede, men ikke overraskede over vores oplevelser. Der var overhovedet ikke tvivl om, hvad de mente, vi skulle gøre fremover.
Mødet sluttede ca. kl. 22:30